ERP nemá jen evidovat. Musí firmě pomáhat řídit výrobu

O digitalizaci výroby se dnes mluví prakticky na každém kroku. Pořízení nového ERP systému ale samo o sobě ještě neznamená, že firma začne pracovat efektivněji. Důležité je, jak kvalitně má nastavené procesy, jaká data do systému dostává a především jak s nimi dokáže pracovat. Vladimír Bartoš z Minervy Česká republika v rozhovoru upozorňuje na nejčastější chyby výrobních podniků a vysvětluje, proč je například správně vytvořený technologický kusovník pro fungování ERP zásadní. Hovoří také o nástupu umělé inteligence, inteligentní asistenci a dlouhodobém směřování k plně automatizovaným továrnám.

ERP systém už dnes není jen nástrojem pro evidenci zakázek a ekonomiky. Co od něj výrobní firmy očekávají nejvíc a kde vidí jeho největší přínos?

Strojírenské výrobní firmy očekávají od ERP systémů komplexní řízení všech podnikových procesů. Od prodeje, přes plánování, řízení výroby a nákupu až po finance a controlling. Požadují pokrytí i podpůrných procesů jako je kvalita, řízení údržby strojů a zařízení, TPV a změnování výrobků, kalkulace nákladů na výrobky, mzdy a lidské zdroje, a dokonce i business inteligence a AI umělou inteligenci.

Víme tedy, že dobře nastavený ERP systém firmě zvýší efektivitu. Jaké konkrétní ukazatele by měl management sledovat, aby po roce poznal, že investice skutečně přinesla očekávaný efekt?

Důležité je nesledovat izolované ukazatele, protože tlak na jejich plnění může být pro firmu kontraproduktivní. Pokud budeme např. požadovat snížení zásob, může dojít k prodloužení dodacích lhůt výrobků zákazníkům a k výpadkům výroby kvůli nedostatku vstupů.

Musíme si vždy definovat kombinované ukazatele. Např. můžeme chtít zkrátit dodací lhůty o X dnů a zároveň zachovat stávající úroveň zásob. Další kategorií je získání informací, které nyní nemáme. Např. chceme mít průběžné porovnání plánovaných a skutečných nákladů na materiály, polotovary a výrobky s možností zjištění příčin, proč se nám podařilo uspořit proti normě nebo naopak prodělat. Systémy umí data nejen sbírat, ale také upozornit na anomálie a odchylky.

Dostáváme se do fáze, kdy ERP začne manažerovi říkat nejen co se stalo, ale také proč a co by měl udělat?

Kvalitní ERP systémy informují manažery o tom, co a proč se stalo odedávna. Rozdíly jsou v

rozsahu a detailu poskytovaných informací. Některé systémy jsou slabší zejména v plánování, výrobě a nákladovém controllingu.

Odpověď na otázku „Co by měl manažer udělat?“, to už je jiná úroveň. Tady se dostáváme k novým technologiím a k umělé inteligenci. Ta totiž pomáhá nejen s analýzami, ale i s nápady na řešení.

Kde české výrobní firmy při práci s daty nejčastěji narážejí a co jim brání proměnit data v podklad pro lepší rozhodování?

Ve strojírenství je jednoznačně kritickou oblastí technický popis výrobku – technologické kusovníky a postupy. Každá firma má od konstruktérů konstrukční kusovníky a modely výrobků, ale mnoho firem stále nechápe roli technologických kusovníků. Přitom se jedná o zásadní podklad, podle něhož ERP systémy plánují a kalkulují náklady na výrobky.

Když implementujeme ERP systém, často musíme své klienty nejdříve naučit, jak mají vypadat technologické podklady pro jejich výrobky a teprve pak nastává časově náročná fáze jejich tvorby. Jde totiž často o rozsáhlá data.

Při implementaci ERP se často ukáže, že problém není v technologii, ale v procesech, které má digitalizovat. S jakými nešvary se v českých výrobních firmách setkáváte nejčastěji?

Dám vám několik příkladů:

1. Nákupčí objednává materiál, nezná jeho cenu a z různých důvodů ji nechce zjišťovat. Do nákupní objednávky uvede nákupní cenu nulovou. Vůbec si neuvědomuje, že nákupní objednávka je vlastně smlouva s dodavatelem a tímto způsobem mu dává možnost dodat za jakoukoli cenu bez možnosti následné reklamace.
2. Účetní trvá na příjmu nakupovaných materiálů za skutečné ceny. Pokud chceme účtovat on-line, nutí skladníky, aby přijímali zásoby až po obdržení dodavatelské faktury. Vůbec si neuvědomuje, že aktuální stav zásob je nutnou podmínkou pro plánování a řízení výroby a že zpožděné příjmy vytvářejí nedůvěru v systémové informace s následným fyzickým zjišťováním zásob mnoha lidmi v mnoha procesech.

A systémové řešení?

Nákupčí musí objednávat materiál za smluvní ceny nebo alespoň za ceny, které se jim co nejvíce blíží. Proto má v systému funkce nákupních ceníků, poptávek apod. Skladník musí evidovat příjmy zásob v čase fyzických příjmů a nesmí být omezován dostupností jiných informací. Ocenění příjmů si musí ERP systém zajistit automaticky na pozadí. Likvidace faktury, která může dorazit do firmy s jakýmkoli zpožděním pak musí generovat odchylky mezi nákupními, příjmovými a fakturovanými cenami a množstvími – důležitá controllingová informace.

Existuje chyba, která se opakuje bez ohledu na velikost či obor firmy?

Nejčastější chybu dělají manažeři a klíčoví uživatelé, kteří mají většinou pod vlivem stávajícího stavu jasnou představu, jak mají procesy vypadat a nevnímají nový ERP systém jako nástroj a know-how pro změnu procesu do nového tvaru. Vynucují si customizace a rozšíření standardní funkcionality ERP bez ohledu na budoucí flexibilitu a vazby na další procesy. Plynulý tok výroby, přesné plánování a schopnost rychle reagovat na změny jsou pro konkurenceschopnost klíčové.

Co dokáže dobře nastavený ERP systém v praxi změnit a jaké konkrétní výsledky by měl zákazník vidět?

Plynulý tok výroby zajišťuje kombinace MRP a APS plánování nebo KANBAN principy štíhlé výroby.

MRP zajišťuje optimalizaci vyráběných a nakupovaných množství materiálů, polotovarů a výrobků napříč zakázkami a APS přesné načasování. KANBAN je v podstatě konkurenční metoda k APS, která ale není vhodná pro každou výrobu. Pracuje totiž s předem nastavenými buffery zásob, které je potřeba doplňovat dle nastavených pravidel.

Téměř všechny systémy uvádějí, že tyto metody podporují, ale jen málokteré je skutečně umí. Ty slabší poznáte po pár otázkách:

• Jak optimalizuje váš systém výrobu a nákup napříč zakázkami? Podle čeho kumuluje příkazy a nákupní požadavky na stejné artikly?
• Jaké APS plánovací metody podporuje váš APS kromě dopředného plánování do omezených zdrojů? Jak pracuje napříč kusovníky a s plánovanou dostupností zásob? Jak pracuje se sekundárními zdroji (lidská síla, nástroje, …)?
• Jak se ve vašem systému definují KANBAN okruhy štíhlé výroby? Jak probíhá optimalizace množství na KANBAN kartách, počtu KANBAN karet v okruhu a velikosti bufferů/ supermarketů? Jak probíhá elektronická evidence štíhlé výroby?

Minerva Česká republika se dlouhodobě zaměřuje na výrobní podniky. Jak se za poslední roky změnila vaše nabídka a požadavky zákazníků?

Vidím čtyři zásadní změny:

1. Uživatelské rozhraní a flexibilita systému – nové technologie posouvají ERP systém do podobné role, jakou mají v našem životě smartphony. Uživatelské rozhraní je intuitivní a umožňuje vysokou míru personalizace přímo koncovými uživateli.
2. Provoz systému – ERP systémy jsou technologicky výrazně složitější než dříve a jejich provozování často přebíráme my jako dodavatel formou cloudu. Zákazník se stará jen o své uživatele a procesy.
3. Implementace – naši konzultanti jsou stále více byznys partneři, kteří doporučují klientům, jak změnit procesy, aby fungovali lépe. ERP systém je nástroj, který nám přináší znalosti o posledních trendech a klientům automatizuje procesy.
4. Integrace – na trhu snadno najdete dodavatele různých produktů, ale podstatně hůře partnera, který by je dokázal integrovat na kvalitní úrovni. Přitom jde o klíčovou podmínku automatizace. Jako dodavatel ERP – tedy páteře celé výrobní firmy, se cítíme odpovědní za integraci strojů, PDM/PLM/CAD systémů a dalších. Vychováváme si a školíme pro tento účel specialisty a dodáváme v rámci našeho ERP potřebné technologie.

Které technologie či funkce dnes firmy nejvíce poptávají a kam podle vás vývoj ERP a digitalizace výroby směřuje?

Nejbližším cílem je podle mého názoru inteligentní asistence systému uživatelům a vzdálenějším cílem je plná automatizace – továrny bez lidí.

Inteligentní asistencí rozumím situaci, kdy systém je na všech úrovních ve všech procesech partnerem uživatele při jeho práci.

Jste operátor? Systém vám ukazuje frontu práce na vašem pracovišti, sbírá informace o

průběhu práce, sbírá zkušenosti, organizuje porady v souvislosti s plánovanou výrobou a využívá zkušenosti, aby vás vedl k vyšší efektivitě, ukazuje, jak si vedete, motivuje atd.

Jste nákupčí? Ukazuje požadavky na nákup, vyhodnocuje možnosti dodávek včetně globální situace a rizik, komunikuje za vás s dodavateli atd. Jste prodejce? Přijímá poptávky od zákazníků, vyžádá si za vás od zákazníků chybějící informace nutné pro vytvoření nabídek, komunikuje dodací termíny atd. Plná automatizace je pak jasná. Systém komunikuje se stroji, plánuje jejich práci, operativně reaguje na poruchy, zajišťuje opravy, optimalizuje chod firmy.

Kdybyste přišel do české výrobní firmy, která má pocit, že „už všechno digitalizované má“, na co byste se podíval jako první?

Zeptal bych se nákupčích, dle jakých podkladů a jak objednávají materiál. Měli by pouze transformovat nákupní požadavky vygenerované a optimalizované pánováním do nákupních objednávek nebo by to měl systém objednávat sám přes nákupní portál. Zkontroloval bych, zda zásoby materiálu a rozpracovanost jsou identifikovány strojově čitelnými technologiemi, zda jsou všechny skladové pohyby načítány on-line a zda fyzické stavy odpovídají stavům v systému. Ptal bych se u konkrétních výrobních příkazů, v jakém jsou stavu rozpracovanosti, jaké byly plánované náklady a o kolik se liší náklady skutečné a proč. Zajímal bych se o způsob evidence výrobních operací a zapojení operátorů do chodu firmy apod. Také bych posoudil, zda nemají SW s funkcionalitou, která se navzájem zbytečně duplikuje.